Organizzare un evento, di qualsiasi tipo esso sia, richiede tempo, passione, impegno e una buona e dettagliata organizzazione, al fine di poterlo rendere unico e indimenticabile. Ci sono degli step ideali da seguire per poter organizzare un evento in maniera impeccabile, tenendo conto di ogni aspetto senza tralasciare i piccoli dettagli, che sono quelli che fanno la differenza. Di seguito, i consigli per pianificare la tua festa e le migliori proposte per il tuo evento a Roma.
1) Definire gli obiettivi dell’evento
Prima di partire con l’organizzazione concreta dell’evento, è necessario stabilire i tuoi obiettivi sulla base del risultato finale che intendi ottenere. È fondamentale capire che tipo di evento intendi organizzare e le sue finalità, prima di iniziare a strutturarlo. Ma cosa bisogna stabilire?
- La data: oltre a scegliere una data che vada bene a te, considera anche un giorno e un orario che possano andare bene alla maggior parte degli invitati, così da potere accontentare tutti, o quasi, e avere una buona partecipazione durante la giornata stabilita. Sarebbe bene informare tutti gli invitati almeno due settimane prima dell’evento, così che non prendano altri impegni e abbiano il tempo di organizzarsi al fine di potere partecipare senza problemi.
- Il luogo: in base al tipo di evento che vuoi organizzare, puoi scegliere una location adeguata in relazione alla capienza, alla zona in cui si trova, alle sue caratteristiche, ai vantaggi che offre. A Roma sono numerose le opzioni di scelta della location dell’evento: si può optare per una grande villa con eventuale piscina e spazi esterni, prevalentemente per la bella stagione, oppure per un casale di campagna per una festa più rustica, o ancora per un locale di lusso o uno più intimo e familiare.
2) Stabilire il budget
Per organizzare un evento è necessario come prima cosa stabilire un budget realistico, e capire a cosa destinarlo. Sono tanti gli aspetti di cui tenere conto per la realizzazione di una festa ed è necessario connettersi ad una rete, a un team di persone che possano aiutarti nella realizzazione del tuo evento. Il budget serve a coprire le diverse spese in termini di:
- Location
- Attrezzature
- Staff
- Inviti
- Cibi e bevande
- Allestimenti
- Fotografo
- Intrattenimento
- Varie spese aggiuntive
3) Spedisci gli inviti
L’invito può essere considerato un vero e proprio biglietto da visita, e grazie ad esso potrai iniziare a conquistare l’interesse dei partecipanti all’evento. Al fine di creare un invito accattivante e che possa attirare l’attenzione, puoi utilizzare diverse formule e scegliere tra svariati formati, utilizzando dei programmi di grafica oppure affidandoti ad un esperto che possa farlo al tuo posto. Le informazioni da includere obbligatoriamente nel biglietto, per spiegare in maniera dettagliata come si svolgerà l’evento, sono:
- Data e ora: devono essere esplicitate la data e l’orario di inizio dell’evento;
- Location: è necessario indicare l’indirizzo della località scelta, eventuali informazioni aggiuntive su come raggiungerla, stabilire se si trova all’aperto oppure al chiuso, e se è presente un parcheggio nei dintorni;
- Programma della serata: è bene indicare come si svolgerà l’evento, eventuali ospiti speciali e la durata approssimativa della serata;
- Tema dell’evento: se c’è un tema prestabilito è bene specificarlo, così come il tono dell’evento, se formale oppure informale, per consentire agli ospiti di presentarsi con un adeguato abbigliamento in base al dress code della serata.
Gli inviti potranno essere spediti o consegnati a mano in maniera tradizionale cartacea, oppure inviati in digitale tramite indirizzo e-mail.
