Organizzare un evento aziendale di successo non è una cosa semplice, per questo bisogna fare affidamento su una agenzia seria e in grado di comprendere al meglio le esigenze delle aziende interessate al servizio.
Come prima cosa ci si deve domandare il motivo per cui viene organizzato l’evento e il budget a disposizione. Si tratta di una convention o di un evento per il lancio di un prodotto?
Potrebbero sembrare simili ma, in realtà, l’organizzazione di questi due eventi si differenzia completamente.
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La chiave per un evento di successo, mettere al centro le persone
In ogni evento aziendale che si rispetti, sono le persone che devono essere messe al centro dello stesso. L’organizzazione deve per questo essere dettagliata e sposarsi perfettamente con il target di riferimento.
Non tutti gli eventi sono concepiti per rivolgersi all’azienda nel suo complesso, sono infatti specifici e coinvolgono reparti definiti, come i partner commerciali o il reparto delle risorse umane.
Altro elemento che caratterizza il successo o meno di un evento in azienda, è la sua programmazione. Prima di definire la data e inoltrare gli inviti, è bene verificare la disponibilità dei partecipanti ed eventuali date alternative.
Bisogna prestare attenzione anche alle tempistiche, calcolando in anticipo tutti gli adempimenti e i dettagli da organizzare oltre a evitare periodi di festività o di vacanze come i mesi di luglio e agosto. Potreste trovare difficoltà nell’ottenere un riscontro positivo, questo metterebbe a rischio il successo stesso dell’evento.
La definizione della location e il catering
Un aspetto fondamentale nell’organizzazione degli eventi è la scelta della location. Bisogna infatti comprendere se l’azienda ha a disposizione sale interne che riescano ad accogliere tutti gli ospiti o se è necessario prenotare una location alternativa.
Una volta definito il luogo per l’evento, è ora di pensare al catering e alla ricerca del rinfresco o del buffet che si abbina meglio. Cercate sempre di proporre una ricca varietà di piatti, in grado di accontentare le esigenze di tutti e con una scelta adatta anche a chi è vegetariano o ha particolari intolleranze (al glutine per esempio).
Nessuno dei partecipanti si deve sentire escluso e le esigenze di tutti devono essere valorizzate adeguatamente, intolleranze comprese.
L’intrattenimento è da prevedere?
Coinvolgere i partecipanti durante l’evento è essenziale, chi se ne ricorderebbe altrimenti? Proprio per questo bisogna pensare al tipo d’intrattenimento da prevedere. Molto spesso vengono organizzati eventi con Dj o Karaoke, l’atmosfera in questo caso diventa inevitabilmente rilassante e conviviale.
L’intrattenimento deve essere deciso a seconda del target di persone a cui ci si rivolge, se l’evento è concepito per essere formale e prevede un incontro tra azienda e partner commerciali, il Karaoke non è sicuramente la scelta giusta.
L’attenzione ai dettagli è di primaria importanza, così come una corretta ottimizzazione del tempo a disposizione e la creazione di un servizio unico e pensato per il target, che si sposi con l’obiettivo dell’azienda.
Tutti questi aspetti sono necessari per riuscire a organizzare un evento aziendale di successo. Aziende come Nosilence, saranno gli alleati perfetti per rendere il vostro evento memorabile e per non deludere le aspettative.
Organizzazione e creatività sono per noi essenziali nel servizio che mettiamo a disposizione delle aziende, oltre a una gestione degli imprevisti impeccabile per evitare brutte sorprese.
Gli eventi devono essere pensati per essere in linea con le esigenze e gli obiettivi aziendali, scegliere il professionista giusto fa la differenza.
